Eller: Vad gör en kommunikatör i Helsingborgs stad – del 3.

Det har varit ett kämpigt år i propagandacentralen. Socialförvaltningen har under 2015 genomlidit några tunga kriser.

Vi avslutade 2014 med en usel medarbetarundersökning, vilket ledde till att socialdirektören beställde en fördjupad undersökning med intervjuer av tio procent av personalen. Den avslöjade i sin tur stora brister i arbetsmiljö, ledarskap och ledningens förtroende hos personalen. Detta ledde i sin tur till en serie artiklar i Helsingborgs dagblad. Personalomsättningen ökade samtidigt dramatiskt och allt blev en ond cirkel där en dyster stämning spred sig internt, samtidigt som ryktet som arbetsplats försämrades externt.

Med detta som utgångsläge blev kommunikationen viktigare än någonsin. Vi ändrade fokus från extern kommunikation till intern. Det är svårt att marknadsföra verksamheten utåt, med 400 medarbetarambassadörer som inte mår bra och inte känner sig delaktiga. Vi hoppas förstås att vi har lyckats bidra till att vända trenden.

Under 2015 har vi därför på våra 1,3 tjänster* för kommunikation bland annat:

• Stärkt nyhetsförmedlingen via intranätet. Totalt har vi producerat 277 nyheter (med stöd av vår IT-samordnare). Det inkluderar bland annat rapportering om det förändrings- och förbättringsarbete som har pågått i organisationen, en tidigare och tydligare rapportering från ledningsgruppen, sammanfattning av Lex Sarah-utredningar och rapportering av medieaktuella händelser. Allt för att stärka personalens delaktighet. Dessutom har vi förstås också lyft fram goda exempel, nya rutiner och tips på föreläsningar och annat som händer.
• Startat och utvecklat öppnasoc.se, som ett öppet intranät. Här finns mycket mer att göra i både form och innehåll, men delarna om förvaltningens utvecklingsarbete med brukargrupper är så här långt ganska väl utbyggt och använt – inte minst av brukarrepresentanterna själva. Här lägger vi numera även de interna nyheter och reportage som kan vara av minsta intresse för någon annan än våra medarbetare. Med kallelser och minnesanteckningar till brukargrupperna har vi gjort 92 inlägg under året.
• Startat en intern facebookgrupp med 154 medlemmar, där vi dels speglar det som händer på intranätet och öppnasoc.se, för den som hellre vill ha sina nyheter i den kanalen, och dels ökar den sociala delaktigheten, där varje medlem kan bidra med synpunkter, inlägg och bilder från sin arbetsvardag och mer lättsamma trivselinlägg.
• Varit med och arrangerat två Lex Sarah-seminarier, där vi tillsammans har gått igenom de åtgärder som ett antal utvalda utredningar har lett till. Detta för att följa upp vad som händer i de enskilda frågorna, men även för att avdramatisera rutinerna och stärka känslan av att organisationen lär och utvecklas av sina misstag.
• Arrangerat en inspirationsdag kombinerat med julmingel på Dunkers kulturhus, där verksamheterna själva har fått lyfta fram saker de är stolta över.
• Direktsänt via webben (Bambuser) från föreläsningar/konferenser: avslutningskonferens för Case management: del 1, del 2, del 3 och del 4, besök av professor Per Skålén (Centrum för tjänsteforskning vid Karlstad universitet) och besök av Cecilia Grefve, regeringens nationella samordnare för den sociala barn och ungdomsvården. Detta för att medarbetare och brukare som inte kan närvara ska få chansen att följa med, direkt eller i efterhand.
• Varit stöd till verksamheterna i arbete med klarspråk, presentationer, broschyrer, sociala medier, mediekontakter, inbjudningar, marknadsföring, stadens nya varumärkesplattform och introduktion av nyanställda.

Dessutom har vi förstås fortsatt med och utvecklat våra externa uppgifter:

• Löpande uppdaterat våra cirka 200 sidor på helsingborg.se, tillsammans med respektive verksamhet. Under året har stadens webb fått en ny plattform och nytt utseende, vilket har lett till en hel del merjobb, men också en fantastisk förbättring. Det gav också frukt i en förstaplats i Sveriges kommuner och landstings (SKL) undersökning av information på internet till landets kommuninvånare. På socialförvaltningen har vi jobbat mer fokuserat på sidorna för psykisk funktionsnedsättning, stöd till barn och unga (med hjälp av en ungdomspanel från ett HVB-boende), familjehem (inte minst med information kring ensamkommande flyktingbarn), föreningsbidrag och information till företag som vill sälja tobak.
• Arrangerat en heldag på Röda kvarn i samband med Skåneveckan för psykisk hälsa, med totalt närmare hundra besökare. Detta för att dels berätta om hur Helsingborgs stad arbetar med våra invånare med psykisk ohälsa, men även för att lyfta och uppmärksamma frågorna generellt. Du kan se större delen av dagen på Helsingborgs stads bambuser-konto: Del 1 – Case management och Må bra-kör, Del 2 – Vad sysslar de med på Sköldenborg, Del 3 – Brukarutvecklare och brukarorganisationer, Del 4 – Yoga och mindfulness.
• Jobbat vidare med projektet klarspråk, både internt och externt. Vi ska som myndighet skriva vårdat, enkelt och begripligt i alla kontakter med våra invånare. Vi har bland annat haft en klarspråksgrupp där brukare har granskat våra texter på webben, i broschyrer och i utredningar. Under det kommande året ska det här leda vidare till en översyn av beslutsmallar och annan dokumentation, vilket även kommer att göra det lättare för socialsekreterare att skriva i vardagen.
• Debatten om hemlöshet har fortsatt och vi har regelbundet stämt av läget med stödboendeenheten, tagit fram underlag till media, rapporterat på webben och svarat på frågor i sociala medier.
• Vi planerade och genomförde ett kort föredrag i Helsingborgs stads monter på Kvalitetsmässan i Göteborg, där tre brukarutvecklare fick representera socialförvaltningen tillsammans med socialdirektören. Inslaget sändes förstås på Bambuser och blev den mest sedda av stadens 20 sändningar.
• Gjort en film med representanter för våra olika stödboendeformer, där de får berätta hur de trivs i sitt boende, om det är något de skulle vilja ändra på och om de känner att de kan påverka. Den kan förstås ses på youtube.
• Gjort en film om projektet Bättre hälsa för unga romer. Även den hittar du förstås här.
• Uppdaterat diverse broschyrer.
• Uppdaterat diverse övriga externa webbplatser och bloggar, bland annat: Den gemensamma staden, Verktygslådan, Barnahuset och Familjehuset.
• Producerat ett antal artiklar och notiser till Helsingborgs stads sida i Lokaltidningen och Hallå.
• Gjort inlägg och svarat på inlägg på Helsingborgs stads facebooksida.
• Representerat socialförvaltningen i diverse nätverk och arbetsgrupper i stadens centrala kommunikationsarbete (bland annat: kommunikatörsnätverk, arbetsgrupp för nytt intranät, nätverk för extern kommunikation, arbetsgrupp för kommunikationsprocesser, webbredaktörsnätverk och avstämningar med webbredaktionen, klarspråksgrupp och kommunikation kring flyktingar och ensamkommande flyktingbarn).

Vad vi inte har gjort:

• Skickat skönmålande pressmeddelanden. Efter Helsingborgs dagblads “granskning” av kommunikationen i Helsingborgs stad i våras (se tidigare blogginlägg) har vi mer eller mindre lagt ner den servicen till media. Vi publicerar vad vi arbetar med i våra egna kanaler, företrädesvis öppnasoc.se och tillhandahåller förstås även fortsättningsvis information och faktaunderlag till media vid förfrågan.

Fotnot: Jag jobbar halvtid som kommunikatör (med en kollega på 80 procent) och halvtid som utvecklare. Även om tjänsterna går in i varandra när det gäller nämnda öppnasoc, klarspråk, Skåneveckan för psykisk hälsa och Kvalitetsmässan – kort sagt i det som berör delaktighet för brukare – är utvecklingsarbetet en helt annan historia, som jag återkommer till…

Läs även:

Vad gör en kommunikatör i Helsingborgs stad?
Journalisten vs. kommunikatören (den oredigerade versionen…)
Helsingborg har flest kommunikatörer, media “rasar”…
Vad gör en kommunikatör i Helsingborgs stad – del 2